Viele KMU in Schlieren, Zürich und dem Limmattal pflegen ihre Zahlen immer noch in handsortierten Listen oder greifen zu teuren Zusatzprogrammen – obwohl Microsoft Excel fast alles kann, was Sie für den täglichen Büroalltag brauchen. In diesem praxisnahen Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnungsvorlage, ein einfaches Budget und aussagekräftige Auswertungen selbst aufbauen.
1. Die perfekte Rechnungsvorlage in Excel
Eine professionelle Rechnung muss in der Schweiz bestimmte Pflichtangaben enthalten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Ihre vollständige Adresse, die Adresse des Kunden, Mehrwertsteuer-Nummer (sofern vorhanden), eine präzise Leistungsbeschreibung, den Netto- und Bruttobetrag sowie die Zahlungsfrist. All das lässt sich in Excel mit wenigen Handgriffen abbilden.
Erstellen Sie eine Tabelle mit den Spalten: Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Nutzen Sie die SUMME-Funktion (=SUMME(E2:E20)), um den Nettobetrag automatisch zu berechnen. Für die Mehrwertsteuer fügen Sie eine Zelle mit =NETTOBETRAG*0.081 (8.1% MWST) oder =NETTOBETRAG*0.026 (2.6% MWST) ein – je nachdem, ob Ihr Unternehmen dem reduzierten oder normalen Satz unterliegt. Der Bruttobetrag ergibt sich aus =NETTOBETRAG+MWST.
Tipp: Hinterlegen Sie Ihre Firmendaten auf einem separaten Blatt („Stammdaten“) und verlinken Sie diese per Formel in der Rechnungsvorlage. So müssen Sie die Adresse nur einmal pflegen.
2. Einfaches Budget für Ihr KMU erstellen
Ein Budget ist der Fahrplan für Ihre Finanzen. Legen Sie in Excel eine Tabelle mit den Monaten Januar bis Dezember als Spalten an. In den Zeilen listen Sie Ihre wichtigsten Kostenpositionen auf: Miete, Löhne, Versicherungen, Software-Lizenzen, Marketing, Büromaterial und Internet/Telefonie.
Nutzen Sie die BEDINGTE FORMATIERUNG, um Abweichungen farblich hervorzuheben: Überschreitet eine Ausgabe den Budgetwert um mehr als 10%, wird die Zelle rot – das sehen Sie auf einen Blick. Mit der WENN-Funktion (=WENN(IST>Budget;„Achtung!“;„OK“)) können Sie sich automatisch warnen lassen.
Ein weiteres nützliches Feature ist der DATENBANK-Filter: Markieren Sie Ihre Tabelle und fügen Sie über „Daten > Filter“ Dropdown-Menüs ein. So können Sie schnell nach bestimmten Kostenarten oder Monaten filtern.
3. Auswertungen für den Monatsbericht
Der Geschäftsleitung oder dem Treuhänder reichen Sie am besten einmal pro Monat eine aussagekräftige Auswertung. Mit Pivot-Tabellen (Einfügen > PivotTable) können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien gruppieren und auf Knopfdruck umsortieren.
Ergänzen Sie Ihre Auswertung mit einem Diagramm: Markieren Sie die Daten, klicken Sie auf „Einfügen > Kreis- oder Säulendiagramm“. Ein Kreisdiagramm zeigt auf einen Blick, welcher Kostenblock am meisten ins Gewicht fällt – oft sind es Löhne und Miete, gefolgt von Software-Lizenzen.
4. Vorlagen für Ihre Mitarbeitenden bereitstellen
Damit alle im Team mit denselben Vorlagen arbeiten, speichern Sie die Excel-Datei am besten in OneDrive oder SharePoint. So haben alle den immer aktuellen Stand und überschreiben nicht versehentlich die Vorlage. Legen Sie fest, dass Rechnungen nur in der Vorlage erstellt werden – das sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild nach aussen.
Wichtig: Schützen Sie Ihre Formeln mit „Überprüfen > Blatt schützen“, damit niemand versehentlich eine Formel löscht. Nur die Eingabefelder (Menge, Preis, Beschreibung) bleiben frei bearbeitbar.
Brauchen Sie Hilfe?
Sie möchten Excel in Ihrem KMU professionell einsetzen, haben aber keine Zeit, sich in die Tiefen der Formeln einzuarbeiten? Das Team von Ascotech hilft Ihnen gerne – mit individuellen Vorlagen, Office-Einrichtung und persönlicher Schulung vor Ort in Schlieren, Zürich und dem ganzen Limmattal. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot.
Sie benötigen dazu noch eine gültige Office-Lizenz? Bei Ascotech erhalten Sie Office 2024 Professional Plus (Excel, Word, PowerPoint & Outlook) für nur 149.95 CHF statt 199.95 CHF – als Original-Lizenz, einmalig kaufen, kein Abo. Jetzt im Shop bestellen und sofort per E-Mail erhalten.